Wie Unternehmen Druckkosten sparen

Neben Personen, die sich im Unternehmen um die Infrastrukturen kümmern, befragte die Printerumfrage auch Personen, die nach eigener Angabe unter anderem Papier für ihr Unternehmen einkaufen. Der Papiereinkauf ist deshalb wichtig, weil der Papierbedarf für DIN-A4-Papier in Unternehmen mit unstrukturierter Druckerlandschaft der zuverlässigste Indikator für das Druckvolumen ist. Denn wer seine Druckkosten nicht überwacht, wie es viele Unternehmen tun, erfasst auch nicht, wie viele Seiten durch den jeweiligen Drucker rauschen. Nur der Papierverbrauch im Unternehmen gibt darüber Auskunft.

Jenseits der Kosten- und Effizienzdiskussion lässt sich generell feststellen, dass sich viele Unternehmen noch gar nicht mit dem Thema Planen und Managen von Druckinfrastrukturen im Büro befassen.  Der überwiegende Teil der befragten IT-Beauftragten befasst sich nicht langfristig mit dem Thema Druckinfrastruktur.

Knapp 70% der befragten IT-Mitarbeiter sagen, dass sie in ihrem Unternehmen eher eine „kurzfristige und nachfrageorientierte Strategie“ in Sachen Druckinfrastruktur verfolgen.

Egal ob Wirtschaftskrise oder Boom-Zeit. Die IT-Abteilungen sehen sich immer mehr dem Druck ausgesetzt, ihre Infrastruktur möglichst kosteneffizient zu planen und zu betreiben. Denn vor allem das Management will, dass Mitarbeiter hochproduktiv und effizient arbeiten – und hat deswegen hohe Ansprüche an die IT-Infrastruktur. Da sich aber Effizienz nur schwer messen lässt, beschränkt sich die Erfolgsmessung einer IT häufig an direkten Kostenersparnissen.

Die Printerumfrage stellte in diesem Jahr neben dem Gerätenutzer besonders zwei Berufsgruppen in den Fokus – die IT-Beauftragten in den jeweiligen Unternehmen und die Händler, die Druckgeräte verkaufen. Ein klares Ergebnis der Printerumfrage11: Für IT-Beauftragte stehen bei der Druckinfrastruktur ein möglichst geringer Arbeitsaufwand und geringe Betriebskosten im Vordergrund. Auf die Frage „Was ist Ihnen bei der Druckinfrastruktur wichtig?“ antworteten die IT-Spezialisten am häufigsten, dass ihnen geringe Seitenkosten am wichtigsten wären, gefolgt von geringer Störanfälligkeit.

Die Printerumfrage findet bereits zum dritten Mal in Folge statt. Während die Printerumfrage09 (Durchführungszeitraum: 2008/2009) auf grundlegende Fragestellungen zur Druckgerätenutzung fokussierte, befasst sich die Printerumfrage10 (Durchführungszeitraum: 2009/2010) mit den Themen Zuverlässigkeit der Druckgeräte und Zufriedenheit der Druckgerätenutzer.

Weder die Ausstattung, noch die Gerätepreise oder die Druckkosten sind den Teilnehmern der Studie zufolge das wichtigste Kaufkriterium. Es ist die Ausgabequalität. Und das, obwohl inzwischen alle Geräte, egal ob Laser oder Tintenstrahler, eine brauchbare Bildqualität liefern. Die Druckkosten werden erst an zweiter Stelle genannt, gefolgt vom Kaufkriterium Druckgeschwindigkeit. Die Marke spielt für die Käufer eine nur untergeordnete Rolle – eine ausgeprägte Markenloyalität gibt es bei Druckgeräten nicht.

Die beliebteste Funktion eines Druckgerätes ist, wie nicht anders zu erwarten, die Funktion „Drucken“. An zweiter Stelle kommt das Kopieren, an dritter das Scannen. Die Studie zeigt jedoch, dass Anwender auch multifunktionale Fähigkeiten wie das Scannen mit automatischer Weiterverarbeitung des Scans rege nutzen. Interessanterweise werden Scans meist direkt in ein PDF umgewandelt. „Scan-to-PDF“ ist die beliebteste Scanfunktion an Multifunktionsgerät und Kopierer.

Bei der Kostenoptimierung von Druckinfrastrukturen werden Tintenstrahlgeräte häufig als Kostentreiber Nr. 1 bezeichnet. Auf den ersten Blick sind sie wegen hoher Druckkosten (dem Cent-pro-Seite-Verhältnis) für Unternehmen tatsächlich ein teures Unterfangen. Trotzdem, so belegt die Studie, sind Tintenstrahler aus dem Berufsalltag nicht wegzudenken. Besonders bei Selbstständigen, Freiberuflern und Kleinstbetrieben sind die günstigen Tintenstrahlgeräte beliebt: 75 Prozent der Nichtangestellten gaben an, dass sie einen Tintenstrahler im Büro verwenden.

Drucker, Multifunktionsgeräte, Faxgeräte und Kopierer gehören zweifellos zu den wichtigsten Arbeitsmitteln im Geschäftsalltag. Belege, Lieferscheine, Briefe, Verträge – alles, was wirklich wichtig ist, wird gedruckt. Und: Die Bedeutung von Druckgeräten hat trotz Internet und E-Mail nicht abgenommen. Im Gegenteil, es wird mehr gedruckt denn je. Dem Marktforschungsunternehmen Gartner zufolge wurden allein 2008 rund 48 Millionen Druckgeräte in EMEA verkauft (Europa, Afrika und im Nahen Osten).